連絡にも急ぐものとそうでないものがある

上司に報告をしなければならない。
部下に、誰かに、連絡をしなければならない。

日常のことだが、ここに人それぞれの時間間隔が加わることで、トラブルが起きる。

上司にとっては気が気でない事柄についての報告を、いまかいまかと待ちわびているのに、部下は、戻ったら、会ったらその時に報告すれば良いと考えていたとしたら、仕事がうまくいくはずがない。そのうち上司はイライラが募り、部下を叱責することになるかもしれないし、上司が予定していた時間までに情報がこなければ、なにか大きなトラブルへと発展する可能性も出てくるだろう。

上司と部下の間に、その情報に対する重要性に大きな乖離があるということだ。

ある程度の乖離は仕方がない。
しかし、できるだけその隙間を埋めていく努力は当然するべきだ。

では、どのようにするか。

すべての情報に、重要度のランクをつけてみてはどうだろうか。
たとえば、次のように分類する。
Aランク＝最重要、緊急性が高い。
Bランク＝重要、Aランクほどではないが、急を要する。
Cランク＝A,Bランクほどではない。

何がどのランクに入るかは、やはりそれぞれの感覚によるところがあるが、まずは、自分が入手した情報にランクを付ける習慣をつける。
ランクを付けたら、そのランクで扱うべき方法で、情報を処理していく。
Aランク
緊急性が高いので、即連絡を取る。取れない場合も、相手からアクセス出来る状態にする。そのためには、まず、電話連絡。次にメールなど。間違っても、戻ってから連絡ということはしてはいけない。速報だけでも、すぐに伝える。
Bランク
電話連絡までの必要性はない。しかし、相手が早めに欲しがっている情報である可能性があるので、メールで連絡。詳細は、後ほどでも構わない。
Cランク
重要性のあまり高くない情報。これは、帰社してからの連絡とする。しかし、会った時にという考えはしないようにする。その時に忘れていてはなんにもならないから。必ず、帰社後、整理し、メールで情報を通達し、必ず相手の目に入るようにする。

共通でしなければならないのは、その情報の伝え忘れを防ぐことだ。これには、やはりメールが有効だろう。
必ず伝わるし、記録が残る。
あとは、その重要度を共有し、個人間の感覚の差を埋めていくだけだ。

当たり前といえば当たり前の話だが、やはりこういったことが出来ていないがために、いろんな問題が起きる。
常に頭の中を整理し、順序だてて仕事をして行くことが大事だ。